Mapa de Cotação: Como, por que, quando e para que utilizá-lo na Gestão de Compras.
Mapa de Cotação, também conhecido como Mapa Comparativo de Propostas, surge como uma ferramenta indispensável no contexto de compras, permitindo que os gestores analisem, assim como comparem cotações de diversos fornecedores de forma estruturada.
Na gestão de compras, portanto, a eficiência e a transparência são essenciais para garantir que as decisões sejam tomadas com base em dados sólidos.
O que você vai encontrar nesse artigo?
- O que é Mapa de Cotação?
- Quais os erros comuns ao fazer Mapa de Cotação?
- Quais as vantagens de um Mapa Comparativo de Propostas?
- Estrutura de um Mapa de Cotações
- Conclusão
1. O que é Mapa de Cotação?
Mapa de Cotação ou Mapa Comparativo de Propostas é uma ferramenta essencial no processo de compras e procurement dentro de uma empresa, já que é utilizado para analisar e comparar cotações de diferentes fornecedores de maneira estruturada e eficiente.
Além disso, esse recurso permite que gestores de compras obtenham uma visão consolidada das ofertas recebidas para um produto ou serviço específico, ajudando na escolha da melhor opção com base em critérios financeiros e qualitativos.
2. Quais os erros comuns ao fazer Mapa de Cotação?
Erros no processo de criação do Mapa de Cotação podem comprometer seriamente a eficiência do setor de compras, assim como impactar os resultados financeiros e operacionais da empresa.
Aqui estão alguns dos erros mais comuns que ocorrem e que gestores de compras devem evitar:
2.1 Comparação Superficial Focada Apenas no Preço
Focar apenas no menor preço.
Ao deixar de considerar critérios como: Qualidade; Confiabilidade; Histórico do fornecedor; você corre risco de problemas futuros. Uma compra barata, mas de baixa qualidade ou com alto risco de atraso, pode acabar saindo mais cara a longo prazo.
2.2 Falta de Critérios de Avaliação Padronizados
Avaliar fornecedores sem um conjunto claro de critérios de comparação pode levar a decisões subjetivas e inconsistentes.
Portanto, é essencial que o mapa de cotação inclua parâmetros bem definidos para garantir uma comparação justa e precisa entre as propostas.
2.3 Inconsistência nas Especificações de Produto ou Serviço
Se as especificações não estiverem: Claras; Definidas; Padronizadas; cada um poderá enviar uma proposta diferente, o que, em seguida, torna impossível uma comparação justa.
Sempre forneça uma especificação detalhada para evitar ambiguidades.
2.4 Ignorar Custos Adicionais e Condições Comerciais
É comum ignorar detalhes como: Impostos; Custos de frete; Condições de pagamento; Prazos de entrega.
Porém, isso pode variar significativamente entre fornecedores e esses elementos devem ser considerados para obter uma visão completa do custo total da compra.
2.5 Não Considerar o Histórico e a Capacidade do Fornecedor
Avaliar apenas uma cotação sem analisar o histórico do fornecedor pode ser um erro caro.
Por outro lado, considerar aspectos como pontualidade nas entregas, conformidade com o SLA e feedback de outros departamentos para escolher um fornecedor confiável traz benefícios.
2.6 Outros erros comuns ao realizar Mapa de Cotação:
- Falta de Transparência e Comunicação Interna;
- Erros na Consolidação e Análise de Dados;
- Desconsiderar Riscos de Confiabilidade e Continuidade;
- Não Atualizar o Mapa de Cotação Regularmente.
3. Quais as vantagens de um Mapa de Cotação?
Um Mapa Comparativo de Propostas oferece várias vantagens para o processo de procurement e gestão de compras, ajudando a empresa a tomar decisões mais embasadas, bem como mais estratégicas.
Aqui estão algumas das principais vantagens:
- Facilidade na Visualização de Comparação;
- Apoio à Tomada de Decisão Estratégica;
- Redução de Custos e Otimização de Recursos;
- Aumento da Transparência no Processo de Compras;
- Maior Segurança na Seleção de Fornecedores.
3.1 Facilidade na Visualização e Comparação com Mapa de Cotação
Com as informações centralizadas em um formato estruturado, o mapa permite:
→ Primeiramente, uma análise rápida e eficiente das ofertas:
A visualização facilita a comparação entre fornecedores, destacando rapidamente as diferenças de preço, condições e prazos.
→ Não só isso, mas também identificação de oportunidades de economia:
Ao comparar diretamente os preços e condições de cada fornecedor, é mais fácil identificar a melhor relação custo-benefício.
→ Assim como, maior precisão e segurança na escolha do fornecedor:
Consequentemente, o mapa ajuda a evitar erros, garantindo que todos os fatores relevantes (preço, prazo, qualidade, condições de pagamento) sejam considerados.
Assim, é mais fácil identificar a proposta mais competitiva, considerando tanto o custo quanto aspectos qualitativos.
3.2 Apoio à Tomada de Decisão Estratégica com uso de Mapa de Cotação
Um mapa comparativo permite que os gestores de compras tomem decisões mais informadas, baseadas em: Critérios como qualidade; Condições de pagamento; Prazo de entrega; Confiabilidade dos fornecedores.
Isso leva a escolhas mais estratégicas, e por essa razão, as escolhas estarão alinhadas com os objetivos da empresa.
3.3 Redução de Custos e Otimização de Recursos
Ao comparar propostas lado a lado, o mapa ajuda a identificar a melhor relação custo-benefício, o que pode resultar em economias significativas. Além disso, uma análise detalhada evita gastos excessivos com fornecedores que não oferecem o melhor custo total.
A redução de custos e a otimização de recursos, por outro lado, com o uso de um mapa de cotação também permitem que a empresa aloque melhor seu orçamento de compras, direcionando investimentos para áreas prioritárias e estratégicas.
Com a análise minuciosa das propostas, portanto, é possível identificar oportunidades de economia a longo prazo, como optar por fornecedores que ofereçam condições vantajosas em contratos de maior duração ou descontos por volume.
3.4 Aumento da Transparência no Processo de Compras
O mapa comparativo:
- Registra todos os critérios considerados;
- Oferece uma visão transparente do processo;
- Melhora a confiança na tomada de decisão;
- Facilita auditorias;
- Oferece uma justificativa clara para a escolha dos fornecedores.
3.5 Maior Segurança na Seleção de Fornecedores
Ao incluir fatores como SLA, prazos de entrega, e histórico de atendimento, o mapa comparativo ajuda a selecionar fornecedores mais confiáveis, reduzindo o risco de problemas futuros, como atrasos e falhas de qualidade.
Em resumo, o Mapa Comparativo de Propostas é uma ferramenta estratégica que permite uma visão abrangente e embasada de todas as opções disponíveis, promovendo uma gestão de compras mais eficiente, transparente e segura.
4. Estrutura de um Mapa de Cotações
Essa estrutura permite uma visualização clara das opções disponíveis, com cada linha representando uma oferta específica.
4.1 Estrutura do Mapa de Cotação
Normalmente, o mapa de cotação inclui colunas com informações como:
- Preço e TCO;
- Qualidade;
- Prazo de Entrega;
- Garantia;
- Reputação do fornecedor;
- Suporte ao cliente;
- Prazos de pagamentos;
- Aderência a RFP;
- Isonomia, compliance e transparência;
- Compare bem os dados;
- Organizando os dados;
- Envolva os clientes internos na avaliação técnica principalmente;
- Seja paciente e tenha atenção aos detalhes.
Ter esses dados de forma organizada é fundamental para que todos os envolvidos no processo de compras possam comparar as propostas de forma rápida e objetiva.
Além disso, uma estrutura completa de mapa de cotações deve incluir critérios adicionais que influenciam a decisão de compra, como condições de pagamento, prazos de entrega e histórico de desempenho dos fornecedores.
Colunas para esses critérios, por exemplo, permitem uma avaliação mais abrangente de cada oferta, indo além do custo imediato para considerar a confiabilidade e a qualidade do fornecedor.
5. Conclusão
Em suma, o Mapa de Cotação se destaca como uma ferramenta poderosa para a gestão de compras, proporcionando uma análise detalhada e comparativa das propostas recebidas.
Ao evitar erros comuns e adotar uma abordagem sistemática, os gestores podem maximizar a eficiência do processo de procurement, portanto, terão resultados e decisões mais embasadas e seguras. Além disso, a utilização dessa ferramenta não apenas contribui para a redução de custos, mas também aumenta a transparência e a confiança nas relações com fornecedores.
Com a integração de tecnologias, como a inteligência artificial, é possível ainda mais otimizar a criação e análise dos Mapas de Cotação, garantindo que sua empresa esteja sempre à frente em um mercado competitivo.
Curtiu esse conteúdo e quer continuar se aprofundando em melhorar o setor de Compras?
